Remember The Milk (RTM). Como sincronizar tareas de Microsoft Outlook en iPhone

Introducción

El tema de Sincronizar tareas de Microsoft Outlook en iPhone es una de las grandes tareas pendientes, ¡valga la redundancia! de Apple. Hay varias soluciones para ello y voy a proponer la solución que he adoptado para este tema. Glosar las ventajas de Microsoft Outlook no es necesario, seguramente es el mejor gestor integrado que existe de Correo, Contactos, Calendario y Tareas. Valorar iPhone tampoco es el objetivo de este artículo, quizás el mejor dispositivo de la Historia de la Informática a fecha de hoy.

La sincronización entre Microsoft Outlook y iPhone, es excelente, salvo por un pequeño detalle, no sincroniza las tareas. Para solucioanr este problema he recurrido a una aplicación de terceros: Remember The Milk o RTM, uno de los gestores de tareas más populares de Internet y que permite ordenar las tareas onlien y Sincronizarlas con la app gratuita de iPhone. Ya de por si este gestor de tareas es excelente y lo único que faltaba es que ofrecieran una utilidad de sincronización gratuita con Microsoft Outlook (2003 en adelante).

Como hacerlo

Tendremos que descargar de su página Web el sincronizador que se instala en nuestro PC. Para llevar a cabo la función que actualice nuestras tareas en nuestra cuenta de RTM debemos hacer lo siguiente:

  • Tener una cuenta en Remember The Milk
  • Instalar la app Gratuita de RTM en iPhone
  • Hacer una copia de seguridad de nuestro archivo pst de Microsoft Outlook.
  • Actualizar nuestra cuenta RTM a Pro, no lo dudéis por 19 € al año que cuesta vale la pena. Además la cuenta Pro tiene más ventajas.
  • Descargar el programa MilkSync he instalarlo en el PC donde tenemos Microsoft Outlook.
  • Seleccionar en este programa una vez instalado el tipo de sincronización: automático o Manual.
  • Seleccionar en la Web de RTM (Usuario>Preferencias>Sync) las listas que queremos sincronizar
  • En las barra de tareas de nuestro PC se crea un icono de RTM, haciendo clic con botón derecho podemos lanzar la sincronización (Sync) o ver otras opciones del programa.

Que pasa entonces con la sincronización cuando se ejecuta:

  • Todas las tareas de Outlook las tenemos en nuestra cuenta de RTM y viceversa.
  • Cuando cambiamos algo en Outlook o en la Web queda actualizado en ambos sitios.
  • Desde el iPhone podemos sincronizar las tareas y tenemos una imagen de nuestra cuenta de la Web.
  • Cuando modifiquemos algo en iPhone se sincroniza con la Web, la próxima vez que sincronicemos la Web con el PC bajan a nuestro Outlook

En principio me he dicidido, como ya he dicho, por la sincronización manual, en cuanto compruebe el funcionamiento seguramente me paso a una actualización diaria.

Complementos

Notas

  • Lo que en RTM son listas corresponden a las Categorías en Outlook, Una adecuada estructura de Categorías facilitará mucho el trabajo. Es mejor tener una categorías llamada Varios que agrupe todo lo que no va a una categoría principal que no muchas categorías con 1-2 tareas.
  • En Outlook las tareas que salen en rojo son aquellas que tienen una fecha de vencimiento y el mismo se ha sobrepasado. Se sincronizan también con RTM.
  • Las etiquetas usadas en las tareas de RTM aparecen como categorías nuevas en Microsoft Outlook, precedidas por el carácter #.

Inconvenientes

Aunque el triangulo de Aplicaciones que forman Outlook – RTM – iPhone es casi perfecto el sistema también tiene algún pequeño inconveniente:

  • Las tareas en Outlook pierden el formato que le hubiéramos dado en cuanto a tipos de letras, colores e hipervínculos.
  • En cada tarea se añade al principio y al final un Tag con las siguientes características:  [note #30190021] [ end note] Esto sirve para relacionar el código de nota en Outlook y en RTM. Con la cantidad de campos que tiene la ficha en Outlook lo programadores de RTM podrían haber utilizado cualquier otro.

Espero que este artículo os haya sido de ayuda.

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