Cómo solucionar el problema de exportar los contactos de Gmail

El problema de exportar contactos de de Google Contacts asociado a nuestro Gmail se me planteó por primera vez en la Navidad del 2015 cuando quise generar un correo para mis amigos clientes y contactos para felicitarles las fiestas. Quería utilizar el plugin The Newsletter de WordPress, que es un excelente complemento para enviar correos personalizados y usarlo para las felicitaciones, pero claro ,necesita introducir todos los mails de mis contactos.

El problema fue que al exportar desde de Google Contacts por el camino habitual me encontré con que el archivo generado el .CSV no era legible por Excel ni por Access. Tampoco funcionaba exportar a .VCF para después importar desde Microsoft Outlook. Al final desistí del tema hice un envío convencional a una parte mis contactos.

Este año 2016 me vuelvo a encontrar con el problema pero esta vez me propongo solucionarlo de una vez por todas. Intento exportar los contactos desde de Google Contacts y otra vez los mismos problemas un fichero que no puede ser leído ni por Excel ni por Access, igual que el año pasado.

Buscando en Google soluciones encontré gente que tenía problemas similares y decían que la cuestión estaba en que había saltos de línea en las notas y en las direcciones de las fichas de los contactos y que se producía el error.

La solución que proponían era demasiado larga, consistía en depurar toda la base datos de contactos y entonces hacer la exportación, bien, teniendo en cuenta que yo tengo 1500 contactos eso era prácticamente inviable.
Además probé la exportación con grupos pequeños de 15 a 20 contactos donde en teoría estaba todo bien y me daba el mismo problema.

Finalmente encuentra la solución un programa de sincronización de contactos entre cuentas y Microsoft Outlook de código libre que está disponible en show sourceforge.net: Go Contact Sync Mod.

La operatoria que lo mismo es muy sencilla se descarga el programa se instala en nuestro ordenador. Cubre desde Access 2003 en adelante y desde Windows XP por tanto Windows 10 seguro que va.

Se descarga se instala y acto seguido cuando se abre nos pide nuestra cuenta de Gmail y que autentifique mos la aplicación para nuestra cuenta con lo cual no tenemos que introducir ninguna contraseña simplemente permitir acceso.

Una vez hecho esto evidentemente tenemos que tener Outlook instalado y procedemos a darle al botón de sincronización y ya está. Es un proceso lento que va leyendo todos los contactos los va escribiendo y el resultado final es que tenemos nuestra agenda de contactos completa con todos los datos y entonces es cuando vamos a proceder a exportar desde Outlook a Access o Excel para poderlos manejar, que esto sí que va a funcionar seguro.

Es una solución interesante y que sólo me queda esperar que os sea de utilidad y si queréis dejar algún comentario os lo voy contestando.

Un dato a tener en cuenta, los grupos de contactos de Google Contacts se convertirán en las categorías de Outlook.

Importar y exportar contactos de Gmail

Gmail, el servicio de correo Online de Google tiene una completa agenda de contactos asociada, cuando se tienen varias cuenta de Gmail es posible que surja la necesidad de trasladar todos los contactos o Grupos de contactos determinados de una cuenta a otra. En este artículo de mi Wiki se explica como hacerlo paso a paso: Importar y exportar contactos de Gmail.

Como programar envíos de Gmail

Como programar los envíos de correos en Gmail es el objetivo de esta entrada

Es frecuente aprovechar algún rato tranquilo por la noche o el fin de semana para responder Correos sin embargo dado que hoy en día mucha gente recibe los mensajes en su Smartphone o Tablet es posible que no les guste recibir mails profesionales en sus momentos de descanso o que no sea el mejor momento para transmitir el mensaje que queremos.

Gmail no incorpora la función de programar el envío de los emails pero existe una extensión para Google Chrome y para Firefox llamada Boomerang que añade esta función al interface de Gmail en nuestro navegador. Una vez se incorpore y recarguemos la pagina de Gmail se comprueba como al redactar un mensaje aparece debajo del botón de enviar el botón de programar envío con Boomerang.

Cuando se programa un envío de email entonces al enviar el correo este queda guardado en una nueva carpeta llamada Boomerang en la cual permanecerá hasta que llegue la hora de su envío.

Como eliminar correos de forma masiva en Gmail

Gmail es uno de los clientes de correo Web mas utilizados y populares. Uno de los problemas frecuentes es eliminar todos  los correos que se han acumulado con un solo clic en vez de usar la opción de Seleccionar Todos e ir página a página.

Para ello lo que tenemos que hacer es seleccionar un grupo de correos, las dos formas mas frecuentes es haciendo clic en una etiqueta o usando la barra de búsqueda superior. Una vez se ha realizado la selección aparecerá la primera página de resultados y en la parte superior izquierda el total de página que puede ser: 1-20 de muchos o 1-20 de 1.500.

Seguidamente marcaremos la casilla de Seleccionar Todos de forma directa o desde el desplegable e inmediatamente debajo de esa casilla parece un mensaje que dice: Se seleccionan las 20 conversaciones que hay en esta página. Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda.

Hacer clic en el enlace Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda y después clic en el botón de eliminar, de esta forma todas las conversaciones serán enviadas a la Papelera de Reciclaje de donde se pueden recuperar en caso de error.

Sincronizar los contactos de Gmail con iPhone sin iTunes

Si se usa Gmail como agenda de contactos es posible tenerlos sincronizados inmediatamente con el iPhone sin tener que esperar a tener a conectar el teléfono a un PC y utilizar iTunes. Es similar en funcionamiento a los que pasa con los calendarios,

Esto se puede conseguir A partir del servicio Google Sync y la configuración de la cuenta de correo en el smartphone. Se recomienda que antes de realizar estos pasos se realice una copia de seguridad del iPhone con iTunes.

Desde el iPhone, acceder a Ajustes > Correo, contactos y calendario > Añadir cuenta. Selecciona como tipo de cuenta Microsoft Exchange y comienza a rellenar los datos que pide la pantalla.

  • Cuenta de correo.
  • Dejar el campo de Dominio vacío.
  • En Usuario escribir la cuenta de correo completa.
  • Introduce la contraseña y por último una descripción de la cuenta, por ejemplo, Google o Gmail.

Ahora clicar arriba a la derecha en Siguiente y si aparece un mensaje de “No es posible verificar el certificado”, clicar en cancelar. En el campo de Servidor escribe “m.google.com” y vuelve a clicar en Siguiente.

Ya solo queda seleccionar que quieres sincronizar de entre correo, contactos y calendario. Al marcar Contactos, iPhone te preguntará si quieres Mantener en mi iPhone, acepta si no quieres borrar la agenda que ya tienes guardada o clica en borrar, para dejar únicamente los contactos de Gmail.

Ya se has terminado de configurar Google Sync! En unos segundos tendrás el correo, los contactos y el calendario disponible en tu iPhone y cada vez que edites o crees un contacto, verás los cambios en Gmail.

En el iPhone para que se vean los contactos de Gmail habrá que ir de nuevo y  Ajustes > Correo, contactos y calendario > Contactos > Cuento por omisión y seleccionar la cuenta definida.

Recordar que estos pasos son idénticos si queréis hacerlo en un iPad.

Organizando Gmail

El cliente de correo Gmail es una excelente herramienta para gestionar tanto el correo profesional como el personal. La posibilidad de incorporar cuentas externas POP permite administrar correos de varios dominios distintos y tener en un solo sitio toda la información.

En este artículo se ofrecen algunas sugerencias para organizar mejor los correos de Gmail y obtener la máxima productividad del mismo.

Etiquetas

Las etiquetas permiten organizar los correos de Gmail. También funcionan como carpetas donde guardar los mensajes, pero a diferencia de las carpetas tradicionales un mensaje puede “estar” en mas de una Etiqueta.

Combinando Etiqeutas con Filtros podemos tener un potente sistema para organizar nuestro correo.

Utilizar Filtros

Los filtros permiten decidir que hacer con los correos. Un buen ejemplo es crear un filtro llamado publicidad y enviar todos los correos de publicidad solicitada a una Etiqueta/Carpeta con ese nombre.

Para añadir un filtro iremos a Configración>Filtros>Crear un filro nuevo.

Algunos ejemplos de Filtros que ayudan a organizar mejor la carpeta de recibidos son los siguientes:

  • Para archivar y clasificar correos de Redes Sociales:
    • De: (Facebook OR Twitter OR LinkedIn)
    • Marcar: Archivar
    • Asignar a Etiqueta: Redes Sociales
  • Para archivar y clasificar correos de Publicidad:
    • De: (Groupon OR Booking)
    • Marcar: Archivar
    • Asignar a Etiqueta: Publicidad

La palabras de búsqueda se separan por OR y se ponen entre paréntesis. Archivar hace que los correos desparezcan de la Bandeja de entrada.

Como sincronizar los contactos entre Microsoft Outlook y Gmail

Si tenemos nuestros contactos en Microsoft Outlook y también disponemos de una cuenta de Gmail nos puede ser muy útil tener sincronizados ambas aplicaciones. Go Sync Contact Mod es un sotware libre y gratuito que permite realizar esta función.

Se puede descargar aquí: GoSyncMod y una vez que instalado se entra el Usuaior y Password de la cuenta Google, se elege un nombre para el perfil. Se puede elegir la dirección de la sincronización.

Por ejemplo, si eliges “sólo Google a Outlook”, obtendrás los contactos de Google desde la nube en tu libreta de direcciones de Outlook mientras que asi se mantiene la libreta de direcciones de Gmail intacta. Mantén este cuadro no seleccionado para sincronizar en ambos sentidos.

Otra funcionalidad interesante de esta utilidad es que se pueden sincronizar incluso fotografías de los perfiles de tus contactos en ambas direcciones, esto falta en la mayoría de las otras herramientas disponibles de sincronización para la sincronización de Outlook y Gmail. En el caso de conflicto se da prioridad a Gmail, Outlook o elijes las opciones que el programa te ofrece. Una limitación es que Go Sync no puede manejar los conflictos en sí mismo y tendrás que comparar manualmente los conflictos y actualizarlo tu mismo.

Google ofrece también un programa de sincronización llamado Google Sync sin embargo solo está disponible para las versiones Pro de Google Apps, esto creo que es un error. Si Google diera este servicio gratuito facilitaría mucho la transición de la gestión hacia la nube y sus herramientas.

Google Calendar

Para Sincronizar los Calendarios de Outlook con Google Calendar se puede seguir el siguiente tutorial de Google: Google Calendar. Sincronizar con Microsoft Outlook.

También hay una opción muy sencilla e interesante y es activar la sincronización de Calendarios entre nuestro iPhone y Google Calendar. Para ello, y dando por supuesto que tenemos una cuenta Google, solo hay que añadir la msma a nuestro iPhone y activar la opción de sincronizar los Calendarios, así tendremos lo mismo en el iPhone y en Google Calendar.

Añadir cuentas de correo POP en Gmail

Gmail el correo de Google permite añadir y gestionar otras cuentas de correo que utilicemos y que estén basadas en POP3, es decir las típicas cuentas como: micorreo@miempresa.com

Para añadir una cuenta POP3 a nuestra cuenta de gmail debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Conectarnos a nuestra cuenta de Gmail
  2. En la parte superior-derecha hacer clic en Configuración
  3. En la página de opciones que sale hacer clic en la pestaña Cuentas e Importación
  4. Hacer clic en el botón: Añadir cuenta de Correo Electrónico POP3
  5. Aparece un asistente para configurar la cuenta, donde se debe poner en Cuenta de correo nuestra cuenta de email completa
  6. En la siguiente página pide varios datos, es suficente con introducir estos dos:
    1. Usuario: volver a poner el nombre del cuenta completa: micorreo@miempresa.com
    2. Contraseña: la que corresponda a la cuenta
  7. En el siguiente paso pregunta si queremos enviar correos con esa cuenta, en caso afirmativo dejar marcada esa opción
  8. Entrar el nombre que queremos que identifique a la cuenta.
  9. Decidir que servidor de envío queremos utilizar, se recomienda dejar Gmail.
  10. Finalmente Gmail nos envía un código de confirmación a la cuenta micorreo@miempresa.com que recibiremos en Gmail y que debemos introducir en la casilla que sale. Con este paso finalizada la configuración de la cuenta.

Nota:

La configuración permite: Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor, pero esto puede producir problemas de acumulación de mails en nuestro buzón y que quedara colapsado.

Límites de envíos de Gmail

Tomado de la Web de Gmail:

Para evitar el uso inadecuado y luchar contra el spam, Google inhabilitará tu cuenta temporalmente si envías un mensaje a más de 500 destinatarios o una gran cantidad de mensajes que no se pueden entregar. Si utilizas un cliente POP o IMAP (por ejemplo, Microsoft Outlook o Apple Mail), podrás enviar el mismo mensaje a 100 personas como máximo. Tu cuenta se habilitará de nuevo en 24 horas.

Si te comunicas con el mismo grupo de personas de forma regular, te recomendamos que uses Grupos de Google.

Si envías una gran cantidad de mensajes que no se pueden entregar, te recomendamos que compruebes las direcciones de correo electrónico de tus contactos. Asimismo, es importante que todos los destinatarios a los que envías correo deseen recibirlo.

Más información sobre las mejores prácticas para enviar una gran cantidad de correo mediante Gmail